今週の課題について話し合いましょう。何か問題や提案があれば言ってください。

心理的安全性

さて、あなたは、週次ミーティングを主催しております。
あなた: 今週の課題について話し合いましょう。何か問題や提案があれば言ってください。
メンバーA: 実は、プロジェクトの進行に関して改善すべき点があると思っていて… マネージャー:
ありがとう、その提案。でも、今日は時間がないので、それは次回のミーティングで話し合いましょう。 よくあるシチュエーションです。 では、この場合の心理的安全性は、どうなりますか。
メンバーB(内心): ああ、私も話したいことがあったけど、今日は時間がないみたいだし、言わないでおこう… となってしまいます。 時間制約を理由にメンバーの発言が制限されている例です。
このシーンは、会議やミーティングで発言が制限されている典型的なパターンです。 では、どうすれば心理的安全性があがるのか。

例えば、以下のような典型的なパターンがあります。

会議やミーティングでの発言が制限されている状況の会話例は以下のようになります。



シーン1: プロジェクトの進捗に関する会議

部長(リーダー): それでは、今週のプロジェクトの進捗について話し合いましょう。チームAのリーダー、進捗状況を教えてください。

チームAのリーダー: はい、現在はスケジュール通りに進んでおります。ただ、一部のタスクで遅れが生じている可能性があります。

部長(リーダー): わかりました。遅れているタスクについては、各自対応してください。では、次のアジェンダへ進みましょう。

チームAのメンバー1(内心): 実は、その遅れの原因について提案があるんだけど、言い出しにくいな…

チームAのメンバー2(内心): そうだね、私もその問題に気づいているけど、部長がすぐに次の話題に移ってしまったし、発言するタイミングがなかなかない…


この例では、部長が会話を主導し、発言の機会が限られているため、チームAのメンバー1やメンバー2が自由に意見を言い出せない状況が生じています。また、部長がすぐに次のアジェンダに進んでしまったことで、他のメンバーが発言するタイミングを失ってしまっています。このような状況は、会議やミーティングで発言が制限されている典型的な例です。


シーン2: 新規プロジェクトのアイデアブレインストーミング

リーダー: それでは、新規プロジェクトのアイデアを出し合いましょう。みんなの意見を聞かせてください。


メンバーA: 実は、最近流行りのテクノロジーを取り入れたアイデアがあるんですが…

リーダー: いいですね、そのアイデア。でも、私がすでに決めたアイデアがあるので、それをベースに進めていきましょう。

メンバーB(内心): 私もアイデアがあったけど、リーダーがすでに決めたアイデアがあると言っているし、もう言うべきじゃないかな…


シーン3: 週次チームミーティング

マネージャー: 今週の課題について話し合いましょう。何か問題や提案があれば言ってください。

メンバーC: 実は、プロジェクトの進行に関して改善すべき点があると思っていて…

マネージャー: ありがとう、その提案。でも、今日は時間がないので、それは次回のミーティングで話し合いましょう。

メンバーD(内心): ああ、私も話したいことがあったけど、今日は時間がないみたいだし、言わないでおこう…


 シーン2では、リーダーが自分のアイデアを優先して、他のメンバーの発言を制限しています。シーン3では、時間制約を理由にメンバーの発言が制限されている例です。これらのシーンも、会議やミーティングで発言が制限されている典型的なパターンです。

 これらの状況を改善するためには、リーダーやマネージャーがメンバーの意見を尊重し、十分な発言の機会を設けることが重要です。また、会議の進行やアジェンダ管理を改善することで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。

 もしあなたの組織が開かれたコミュニケーションが行われていない場合、以下のようなシチュエーションが挙げられます。

  1. 意見やアイデアの共有が制限されている: 従業員が自分の意見やアイデアを自由に共有できない環境では、開かれたコミュニケーションが行われていません。
  2. 上下関係が厳格である: 上司と部下の間に明確な階層が存在し、部下が上司に対して意見や懸念を伝えにくい状況です。
  3. フィードバックの受け取りが難しい: 従業員が他のメンバーからのフィードバックに対して消極的で、フィードバックを避ける傾向がある場合です。
  4. 会議やミーティングでの発言が制限されている: 会議やミーティングでの発言機会が限られており、従業員が自由に意見交換できない状況です。
  5. 閉鎖的なグループが存在する: 組織内に小さなグループが形成され、情報や意見の共有がグループ内で閉じた状態になっている場合です。
  6. 情報の非公開や選択的共有: 組織全体で情報が共有されず、一部の人だけが情報を持っていたり、情報が選択的に共有されている状況です。
  7. 恐れや不信感が支配的な文化: 従業員が恐れや不信感から意見や懸念を他人と共有しない、または他人の意見を受け入れない文化が根付いている場合です。

 これらのシチュエーションは、開かれたコミュニケーションが行われていない組織の特徴と言えます。開かれたコミュニケーションを促進するためには、組織文化の変革やリーダーシップの改善、コミュニケーションスキルの向上などが必要です。

会議やミーティングで発言が制限されている典型的なパターンを改善するためには、以下のようなアプローチが有効です。

  1. 積極的なリスニング: リーダーやマネージャーが他のメンバーの意見に耳を傾け、理解しようとする姿勢を示すことが重要です。相手の話を遮らず、話し終わるのを待ってから自分の意見を述べるように心掛けましょう。
  2. オープンな質問を投げかける: 質問が具体的でオープンなものであれば、メンバーが自分の意見やアイデアを共有しやすくなります。例えば、「どのような提案がありますか?」や「どのような改善策が考えられますか?」といった質問が適切です。
  3. 発言機会の均等化: 会議やミーティングで発言機会が偏らないよう、リーダーやマネージャーが積極的に発言を促し、全員が意見を述べられる環境を整えましょう。特に、発言が少ないメンバーや新人に対しても、意見を求めることが大切です。
  4. タイムマネジメント: 会議やミーティングの時間を適切に管理し、各アジェンダに十分な時間を割くことが重要です。アジェンダの事前配布や、会議開始前に目標や期待を共有することで、効率的な会議が実現できます。
  5. 快適な環境の整備: 会議室の照明や温度、座席配置など、メンバーがリラックスして意見を言いやすい環境を整えることも大切です。また、オンライン会議の場合は、カメラやマイクの設定やネットワーク環境を整えることが重要です。
  6. ブレインストーミングの導入: アイデアや意見を出し合う段階では、ブレインストーミングを導入し、批判や評価を避けることで、自由な発言を促進できます。
  7. フィードバックの促進: 会議やミーティングの後に、参加者からフィードバックを求める。

 積極的なリスニングとは、話し手の意見や感情を真剣に理解しようとするリスナーの姿勢を指します。具体的な会話シーンを以下に示します。


シーン: チームの問題点に関するミーティング

メンバーA: 最近、プロジェクトの進捗が遅れている原因の一つとして、コミュニケーション不足があると感じています。

リーダー(積極的なリスニング): コミュニケーション不足が問題だと感じているんですね。具体的にどのような状況が気になりますか?

メンバーA: 例えば、重要な情報が適切に共有されず、タスクがうまく進まないことがあります。また、メンバー間での認識のズレも問題だと思います。

 リーダー(積極的なリスニング): なるほど、情報共有の問題と認識のズレが影響していると感じているんですね。それらの問題を改善するために、どのような対策が考えられると思いますか?

 メンバーA: プロジェクトの進捗状況を定期的に共有し、必要な情報をタイムリーに伝えるようにすることが一つの解決策だと思います。また、定期的なミーティングを設けて、メンバー同士で認識の共有を図ることも効果的だと考えています。

 リーダー(積極的なリスニング): 良い提案ですね。定期的な情報共有とミーティングの設定を検討して、コミュニケーションを改善しましょう。他にも懸念点や提案があれば、遠慮なく言ってくださいね。


 このシーンでは、リーダーが積極的なリスニングを行っています。リーダーは、メンバーAの意見や懸念を受け入れ、具体的な状況や解決策について質問しています。また、リーダーはメンバーAの提案を評価し、今後の対策に取り入れる意向を示しています。このように、積極的なリスニングを行うことで、相手の意見や感情を理解し、効果的なコミュニケーションを行うことができます。

 アジェンダの事前配布や、会議開始前に目標や期待を共有することは、会議が効率的に進むための重要なステップです。具体的な方法とツール、シーンでの会話例を以下に示します。

 ツール:

  1. グーグルカレンダー: 会議の予定を作成し、参加者に招待を送る際に、アジェンダや目標を記載した添付ファイルやリンクを共有できます。
  2. SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール: 会議前にアジェンダや目標を共有する専用のチャンネルを作成し、参加者全員が情報を確認できるようにします。

 シーン: 週次チームミーティングの前日

 リーダー(Slackで): 皆さん、明日の週次チームミーティングのアジェンダを以下のリンクから確認してください。また、各自が担当する項目について、必要な情報を事前にまとめておいてください。 [アジェンダリンク]

 メンバーA(Slackで): 了解しました。アジェンダを確認して、準備しておきます。


 シーン: 週次チームミーティングの冒頭

 リーダー: それでは、今日の週次チームミーティングを始めます。アジェンダは皆さんに事前に共有した通りですが、簡単に確認しましょう。今日の目標は、プロジェクトの進捗状況を共有し、今後1週間のタスクと目標を明確にすることです。各自、自分の担当項目について発表し、質問や提案があれば遠慮なく言ってください。

 メンバーB: 了解しました。アジェンダに従って、進捗状況やタスクを共有します。


 このように、事前にアジェンダを配布し、会議の目的や期待を明確にすることで、参加者が準備を整え、効率的な会議が実現できます。

 会議開始前に目標や期待を共有することは、参加者が会議の目的を理解し、効果的な議論や意見交換を行うために重要です。具体的な例を以下に示します。


 シーン: 新規プロジェクトのキックオフミーティング

 リーダー(Slackで): 皆さん、明日のキックオフミーティングに向けて、以下の目標と期待を共有します。会議では、これらに沿って議論を進めましょう。

  1. プロジェクトの概要と目的を共有する。
  2. 各チームメンバーの役割と責任を明確にする。
  3. プロジェクトのタイムラインや重要なマイルストーンを確認する。
  4. プロジェクトでのコミュニケーション方法やツールを確認する。
  5. 最初のタスクやアクションアイテムを割り当てる。

 メンバーA(Slackで): 了解しました。目標と期待を把握し、ミーティングに臨みます。


 シーン: 新規プロジェクトのキックオフミーティングの冒頭

 リーダー: それでは、今日のキックオフミーティングを始めます。まずは、今日の目標と期待について簡単に確認しましょう。今日は、プロジェクトの概要や目的を共有し、チームメンバーの役割や責任を明確にすることが目標です。また、タイムラインやマイルストーン、コミュニケーション方法を確認し、最初のタスクを割り当てることが期待されています。皆さんが抱える疑問や懸念、提案なども遠慮なく話し合いましょう。

 メンバーB: 了解しました。目標と期待に沿って、積極的に意見を出していきます。


 このように、会議開始前に目標や期待を共有することで、参加者が会議の目的を把握し、議論がスムーズに進むようになります。また、目標や期待が明確であれば、会議が効率的に進み、時間の無駄を避けることができます。

 週次チームミーティングでの目標や期待を共有する例を以下に示します。


 シーン: 週次チームミーティングの前日

 リーダー(Slackで): 皆さん、明日の週次チームミーティングに向けて、以下の目標と期待を共有します。会議では、これらに沿って議論を進めましょう。

  1. 各メンバーの進捗状況や達成度を共有する。
  2. 相互のサポートが必要なタスクや問題点を明らかにする。
  3. 今後1週間のタスクや目標を設定し、必要なリソースやサポートを確認する。
  4. チーム全体の成果や改善点を評価し、フィードバックを提供する。

 メンバーA(Slackで): 了解しました。目標と期待を把握し、ミーティングに臨みます。


 シーン: 週次チームミーティングの冒頭

 リーダー: それでは、今日の週次チームミーティングを始めます。まずは、今日の目標と期待について簡単に確認しましょう。今日の目標は、各メンバーの進捗状況を共有し、サポートが必要なタスクや問題点を明らかにすることです。また、今後1週間のタスクや目標を設定し、チーム全体の成果や改善点を評価することが期待されています。皆さんが抱える疑問や懸念、提案なども遠慮なく話し合いましょう。

 メンバーB: 了解しました。目標と期待に沿って、積極的に意見を出していきます。


 このように、週次チームミーティングでの目標や期待を共有することで、参加者が会議の目的を把握し、議論がスムーズに進むようになります。また、目標や期待が明確であれば、会議が効率的に進み、時間の無駄を避けることができます。

 これからの組織のリーダーや担当者にとって心理的安全性が重要である理由は以下のような点が挙げられます。

 チームのパフォーマンス向上: 心理的安全性が高い環境では、従業員は自分の意見やアイデアを自由に共有し、問題解決やイノベーションに積極的に取り組むことができます。これにより、チーム全体のパフォーマンスが向上します。

  1. 社員のエンゲージメントの向上: 心理的安全性が高い職場では、従業員は自分の意見が尊重され、自分が価値ある一員であると感じることができます。このような環境は、社員のエンゲージメントや満足度を高め、離職率の低下につながります。
  2. フィードバック文化の構築: 心理的安全性が確保されている職場では、従業員はフィードバックを受け入れやすく、自分自身やチームの成長につながる改善点を積極的に追求します。また、上司や同僚からのフィードバックも率直に受け止め、問題解決に役立てることができます。
  3. 多様性と包摂性の促進: 心理的安全性の高い職場では、異なるバックグラウンドや意見を持つ従業員が互いに尊重し合い、共同で仕事に取り組むことができます。このような環境は、多様性と包摂性を促進し、企業全体の競争力を向上させます。
  4. エラーからの学習: 心理的安全性が確保された職場では、従業員は失敗やエラーを恐れず、新しいことに挑戦する意欲を持ち続けることができます。また、エラーが起こった際には、責任を追求するのではなく、その原因を分析し、学習や改善の機会として捉えることができます。

 これらの理由から、組織のリーダーや人事担当者は心理的安全性を高めることに注力し、組織全体の健全な成長と競争力を向上させる役割を担っています。

 特にこれからの人事担当者が認識しなければならない心理的安全性に関する課題は以下のようなものが挙げられます。

  1. 組織文化の変革: 既存の組織文化が心理的安全性の向上に抵抗を示す場合、文化を変革し受け入れられるようにするのは困難な課題です。
  2. リーダーシップの役割: リーダーが心理的安全性をサポートする態度を持っていない場合、チームや組織全体の心理的安全性を確保することが難しくなります。リーダーの教育やトレーニングが必要です。
  3. コミュニケーションの改善: 開かれたコミュニケーションが行われていない場合、従業員が意見や懸念を共有する機会が減り、心理的安全性の向上が阻害されます。
  4. フィードバックの恐れ: フィードバックが否定的な結果につながると感じると、従業員はフィードバックを避け、心理的安全性が低下します。フィードバックの受け取り方や与え方を改善することが重要です。
  5. 多様性と包摂性への取り組み: 組織内で多様性と包摂性が十分に推進されていない場合、異なるバックグラウンドや意見を持つ従業員が心理的安全性を感じにくくなります。
  6. 不適切な競争: 内部競争が過度に強調されると、従業員は協力より競争を優先し、心理的安全性の確保が難しくなります。
  7. エラーへの対応: エラーが発生した際に責任を追求する文化があると、従業員は失敗を隠そうとし、心理的安全性が低下します。

 これらの課題に対処するために、人事担当者は組織文化やリーダーシップ、コミュニケーションの改善、フィードバックの受け取り方や与え方、多様性と包摂性の推進、競争の適切なバランス、エラーへの対応などがあります。