効果的な会議の進め方として、心理的安全性を高めるプレ会議の重要性についてご紹介。チームの結束を強化し、生産性向上へ。
さて、企業で多くの時間が使われている会議。
あなたの会社で会議はどのぐらい行われていますか？
１週間のうち、多くの時間が会議優先で構成されて、進められている方も多いですよね。
では、聞きます。
あなたの会議は生産性が高いですか？
会議の生産性？考えたことありますか。
会議とはなんのために行っているのでしょうか。
会議と心理的安全性の完成についても少し理解を深めて頂ければと思います。
まず会議とは。
会議と言ってもいろいろありますね。
毎日やっている朝礼、定例の会議、製造業やサービス業で多い改善活動など、いろいろな種類があると思います。
こうやってみると多くの会議が存在していることがわかります。
当然、会議は重要な事柄があるために行われるものであります。
では、心理的安全性はどうなっているのか。
とても気になるポイントです。
最初は、この会議をピンポイントに心理的安全性を高める施策もおススメです。
既に心理的安全性の土台ができているチームであれば問題ないですが、やはりイマイチだと感じているので、なんとかしたい！という方もいるでしょう。
そこでおススメは、プレ会議をおススメしております。
プレ会議？初めて聞いた方もいるかもしれません。
弊社でおススメしている手法です。
これは、心理的安全性を高め、会議を円滑に行うための手法として、通常の会議とは別に新たに会議を設けることです。
え、また会議増やすの？そもそも時間を取ってチームメンバーを集めるのが難しいのだが。
もちろんおっしゃることもわかります。
しかし、通常の会議をテコ入れして、心理的安全性を高める行動をとって頂いたケースももちろんあります。
しかし効果はいまひとつでした。
なぜでしょうか？
いろいろリサーチしてみたところ。
一言でまとめると、いつもの雰囲気に引っ張られる。
ここが一番の原因となっているようでした。
たしかに、研修を受けて、さあ明日から会議の時は心理的安全性を高める行動をしよう！としても、周りの反応はどうでしょうか。
え、どうされました、、、。と口に出すかどうかはともかく、戸惑うケースが多いのが実際です。
そのためおススメのプレ会議です。
せっかくビジネスパーソンの多くの時間を使っている会議。
これの生産性を高めない手はありません。
イメージとしては、日頃の会議のための場作りをする目的です。
では、プレ会議では何をするのか。
心理的安全性を高める観点から伝えると、共感状態をつくるのが目的です。
いわゆる助け合いの精神がこのチームで生まれるかどうかがポイントです。
では、お互い助け合いましょう！と議論してもあまり中身が進みません、、、。
なんとなく美辞麗句、きれいな言葉が並んで終わります。
では、どうすればよいのでしょうか。
弊社でおススメしているのが、相手のバックグラウンドを知るです。
いかがでしたか。
意識されていますか？
相手のバックグラウンドを知るは、これからかなり注目されるポイントになると思っております。
では、バックグラウンドを知ると、どんないいことがあるのか。
まず一つ目は、相手に興味を持つきっかけとなります。
当然普段はビジネスの時間でしか知らない面がありますね。
それ以外の部分の面も当然持っています。
例えば、出身地は？誕生日は？家族構成は？子供さんがいる？前職は？休みの日は何している？好きなものは？会社で仲がいい人は？どんな仕事が得意？などなどいろいろありますよね。
たくさん共通点を見つけるゲームみたいな感覚でやって頂くと良いでしょう。
そこを共有することによって、相手に興味を持つきっかけとします。
二つ目は、置かれた立場を知るです。
新人と中堅、ベテランでは、悩みの質が違いますよね。
もちろん人には個性があります。
自分が得意なこと、不得意な事を共有するのもおススメです。
そこを共有します。
更に、プライベート情報でも、例えば、今子育て中で大変、とか、資格の勉強で頑張っています！などありますね。
プライベートでも置かれた状況を知ることは重要です。
三つ目は、相手との共通点を見つけ、相違点を理解するです。
共通点見つかると仲良くなるの早いですよね。
学生時代やっていた部活が一緒だった、趣味が一緒だった、これで話しが続くのはイメージしやすいかと思います。
で、ここから相手を知るきっかけとなる事が多いです。
ぜひネタは積極的に出して頂いて、共通点探し大事です。
一度やって頂くと効果バツグンですので、おススメです。
それから次は、相違点を理解するです。
そもそも同じ人間はいませんので、同じ立場、環境だったとしても、違う考えだったり、違う行動をすることが良くあります。
家族でもそうですよね。
同じおうちに住んでいますが、違う考えですよね、違う行動しますよね。
それと変わりません。
会社でも一緒です。
そこで、相違点を聞いたうえで、なぜそう思うの？なんで走行どうしたの？聞いて深堀しましょう。
自分と相手は違うのである、という立脚点を持ちながら、相手を多面的に理解することが大事です。
その際に、一旦自分の価値観を横に置くことが大事です。
さきほどキーワードで出した共感です。
どれだけ共感できるのか。
どれだけ共感できるポイントを探ることができるのか、ここが重要です。
ぜひ一度やってみてください。
なるほど、1on1ぽい感じですね！という企業さんもいらっしゃるかもしれません。
もちろん1on1で行って頂いても良いです。
しかし今回は、チームの心理的安全性を上げるのが目的です。
ですので、チームでやって頂くのをおススメします。
しかしもちろん1on１も悪くありません。
おススメは、チョコット1on1です。
なんだ？
1on1はあらかじめ時間を決めて、どこかの空間でやると思います。
しかし、日常に1on1を紛れ込ませるのです。
日常の延長線上で1on1をチョコット行う。これがおススメです。
ですので、かしこまらなくていいですし、ちょっとずつ時間を割けばよいので、時間の忙しい部署の方へもおススメです。
気軽にやるのがおススメです。
但し基本的なルールは守りましょう。
一例を申しますと、全員と平等に、話したくないことは話さない、状況や背景を知っていくなどです。
基本的なグランドルールは設定して、守りましょう。
いかがでしたか。
ぜひ、一つでも、やれそうなところからチャレンジいただければと思います。
では、また。
